Op Ed: Alisa De Gaspe Beaubien o tym, dlaczego kierownictwo spotkań wciąż opóźnia podróż

Alisa de Gaspe Beaubien, współzałożycielka i dyrektor generalna Groupize, rozważa, co będzie potrzebne, aby udoskonalić zarządzanie spotkaniami, i jakie korzyści z tego wynikną.

W wielu organizacjach podróże służbowe rozwinęły się w dobrze zarządzaną, opartą na technologii dyscyplinę. Zasady są skodyfikowane. Integracje z narzędziami do rezerwacji, systemami wydatków i platformami opieki są solidne. Wydatki są widoczne i w dużej mierze kontrolowane. Jednak w tych samych organizacjach spotkania i wydarzenia — często reprezentujące podobne lub nawet większe alokacje budżetowe — pozostają niezwykle rozdrobnione.

Ta niespójność między zarządzaniem podróżami a spotkaniami jest jednym z najbardziej uporczywych martwych punktów w nadzorze wydatków przedsiębiorstwa. Pomimo rosnącej pilności zajęcia się tym problemem, spotkania są nadal zbyt często reaktywne, zdecentralizowane i nieudokumentowane.

Niezarządzane spotkania stwarzają znaczne ryzyko — nie tylko dla budżetów, ale także dla reputacji marki, obowiązków zachowania należytej staranności i zgodności z przepisami. Często sygnały ostrzegawcze pojawiają się dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak: wybór miejsca niezgodny z polityką, błąd w zakresie zgodności lub utracone oszczędności z powodu słabej widoczności.

Niestety, takie scenariusze nie są wyjątkiem; są raczej objawem strukturalnych niedoskonałości w podejściu firm do spotkań.

Presja rośnie. Według badania American Express Global Business Travel z 2024 r. ponad połowa z 519 profesjonalistów ds. spotkań spodziewała się, że koszty na uczestnika wydarzeń motywacyjnych i specjalnych wzrosną w tym roku. Prawie tyle samo spodziewało się tego samego w przypadku innych rodzajów spotkań wewnętrznych i zewnętrznych. Przewiduje się, że prawie połowa z nich odbędzie się w hotelach, a wiele z nich będzie miało miejsce w wielu miastach — scenariusz, który zwiększa zarówno złożoność, jak i koszty.

Pomimo tych rosnących stawek, około 50 procent wydatków związanych ze spotkaniami nadal pozostaje niezarządzanych, zgodnie z badaniem GBT. Oznacza to brak centralnego nadzoru, brak spójnego egzekwowania zasad i ograniczone dane do podejmowania decyzji. To paradoks: firmy podwajają zaangażowanie twarzą w twarz w czasie, gdy koszt i ryzyko związane z tym bez struktury są wyższe niż kiedykolwiek.

Duża część wyzwania leży w kwestii własności. Spotkania często obejmują działy, w tym marketing, HR, sprzedaż, zaopatrzenie i podróże. Bez jednej odpowiedzialnej strony procesy mają tendencję do decentralizacji w silosach i arkuszach kalkulacyjnych.

Technologia również była czynnikiem ograniczającym — do niedawna. Podczas gdy zarządzanie podróżami korzystało ze specjalnie zaprojektowanych platform rezerwacji i wydatków, przestrzeń spotkań pozostaje w tyle. Wiele osób polega na doraźnych przepływach pracy, ręcznych zatwierdzeniach i różnych narzędziach.

Są oznaki, że to zaczyna się zmieniać. Celowo zaprojektowane narzędzia do zarządzania spotkaniami zyskują na popularności, oferując kompleksową funkcjonalność obejmującą pozyskiwanie miejsc, egzekwowanie zasad, budżetowanie, komunikację z uczestnikami i raportowanie po wydarzeniu.

Nie chodzi o zastąpienie ludzkiego elementu planowania. Chodzi o automatyzację powtarzalnych zadań, osadzanie kontroli w przepływach pracy i zapewnienie interesariuszom widoczności, której potrzebują, aby podejmować mądrzejsze decyzje.

Organizacje, które zdecydowały się na takie bardziej zdyscyplinowane podejście, odnotowują następujące korzyści:

• Skonsolidowana widoczność aktywności i wydatków na spotkaniach, w tym na mniejszych i wewnętrznych spotkaniach
• Usprawnione zatwierdzanie, które zmniejsza liczbę nieuczciwych rezerwacji
• Zintegrowany obowiązek opieki, rozszerzenie ochrony podróży na uczestników spotkań
• Lepsze dopasowanie dostawców, co przekłada się na lepsze stawki i warunki
• Raporty umożliwiające podejmowanie działań, wspierające zgodność z przepisami i planowanie strategiczne

Sztuczna inteligencja przyspiesza tę zmianę. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji już pomagają zespołom automatycznie generować agendy, personalizować komunikację z uczestnikami i oznaczać potencjalne ryzyka niezgodności. To nie jest tylko automatyzacja; to rozszerzenie, dające planistom większą możliwość skupienia się na strategii.

Dla tych, którzy dopiero zaczynają podróż w kierunku zarządzanych spotkań, transformacja nie musi być przytłaczająca. W rzeczywistości najskuteczniejsze programy często zaczynają się od małych, celowych zmian.

• Zacznij od rejestrowania wszystkich spotkań, niezależnie od ich liczby, w scentralizowanym systemie.
• Utwórz proste przepływy pracy dla zatwierdzeń, zaopatrzenia i budżetowania.
• Dostosuj dane dotyczące spotkań do istniejących systemów podróży i wydatków.
• Utwórz raport bazowy, który można modyfikować w czasie.

Organizacje, które ujednolicają spotkania i podróże w ramach wspólnych ram, często widzą lepsze negocjacje z dostawcami, silniejszą zgodność z polityką i bardziej płynne doświadczenie uczestników. Co ważne, menedżerowie dodają wiarygodności na szczeblu kierowniczym, pokazując, że spotkania nie są chaotycznym centrum kosztów, ale dźwignią strategiczną.

Dobrze zarządzane spotkania stanowią coś więcej niż tylko pozycję w budżecie. Wpływają na rezerwacje transportu lotniczego, hotelowego i naziemnego. Wpływają na relacje z klientami, morale pracowników i kulturę organizacyjną.

Jeśli nie są zarządzane, stanowią jeden z największych, niewykorzystanych obszarów ograniczania kosztów, łagodzenia ryzyka i optymalizacji doświadczeń.

Ponieważ firmy nadal poruszają się w hybrydowej pracy, globalnym wzroście i ściślejszych ramach regulacyjnych, spotkania nie mogą pozostać kwestią drugorzędną. Narzędzia, dane i ramy istnieją teraz, aby wprowadzić dyscyplinę do tej przestrzeni, nie ograniczając elastyczności ani kreatywności.

Organizacje, które dostosują się do tej zmiany, nie będą jedynie zarządzać spotkaniami, ale też zaprojektują je z myślą o nich, będą nimi precyzyjnie zarządzać i jasno mierzyć ich wpływ.

To nie tylko dobre zarządzanie programem. To mądry biznes.

Niniejszy artykuł redakcyjny powstał we współpracy z radą redakcyjną menedżerów podróży wydawnictwa The Company Dime.